Offerter för en företagsväxel är fulla av funktioner. Valmenyer, samtalsköer, rapporter. Imponerande, men använder du allt det med ett team på tre?
Förmodligen inte. De flesta småföretag landar på sex funktioner, och resten står avstängd i åratal.
I det här blogginlägget får du veta vilka sex det är, vilka du lugnt kan hoppa över och hur du vet när du överhuvudtaget behöver en växel.
När behöver jag en företagsväxel?
Egentligen alltid. Frågan är inte om du har en, utan hur många funktioner du använder. Har du precis startat och tar alla samtal själv? Då räcker ett företagsnummer i mobilen.
Du slår på vidarekopplingen, spelar in en röstbrevlåda och sen är det klart. Resten låter du stå avstängd.
Växer ditt team? Då blir varje funktion lite mer användbar. Är ni två vill du redan att telefonen ringer hos er båda. Vid fem kollegor vill du ha en valmeny, så att inte alla behöver svara på allt. Och vid tio vill du att alla har sitt eget arbetsschema.
De här tillfällena känner du förmodligen igen:
- Du anställer någon, och du vill inte att kunderna ska behöva komma ihåg två nummer.
- Du missar samtal under jobb eller i en hektisk period.
- Du sitter och kopplar vidare till samma kollega hela dagen.
Känner du igen två av dem? Då är det dags att bygga ut din telefonväxel.
Vilka funktioner i en telefonväxel behöver jag verkligen?
Sex. Nedan står det per funktion vad den gör och varför du vill ha den.
1. Vidarekoppling
Det här är grunden. Ditt företagsnummer kommer in på den enhet du väljer: din mobil eller webbtelefonen i webbläsaren. Du är alltså nåbar utan att behöva sitta på kontoret.
Jobbar ni tillsammans? Då lägger du flera användare i samma vidarekoppling och bestämmer själv ringordningen. Låt alla enheter ringa samtidigt, eller först din och sedan en kollegas. Den som är ledig svarar. Så missar du inga samtal bara för att en person råkar vara upptagen.
Alla andra funktioner nedan bygger vidare på den här.
2. Valmeny
"Tryck 1 för försäljning, 2 för support." Den som ringer hamnar direkt hos rätt person, och du behöver inte koppla vidare längre.
3. Öppettider
Du ställer in vad som händer utanför dina arbetstider. Telefonen ringer inte längre halv tio på kvällen, och den som ringer hör snyggt när du är tillbaka.
Jobbar du med kollegor som har andra tider? Med ett arbetsschema ställer var och en in sina egna arbetstider, och Rinkel kopplar automatiskt samtalen till den som jobbar just då.
4. Röstbrevlåda
Ingen som svarade? Då lämnar den som ringer ett meddelande. Du vet vem du ska ringa tillbaka och om vad. En väl inspelad röstbrevlåda gör för övrigt mer för ditt intryck än du skulle tro.
5. Koppla vidare
Du lämnar över ett pågående samtal till en kollega. Kunden behöver inte ringa igen och inte berätta sin historia två gånger.
6. Välkomstmeddelande
Den inspelade hälsningen som den som ringer hör först. Det här är det billigaste sättet att låta större än du är, och du ställer in det på några minuter.
Extra: WhatsApp Business. Du kan koppla ditt företagsnummer till WhatsApp Business, så att kunderna även kan skriva till dig på samma nummer som de ringer. Hos Rinkel ingår det i alla abonnemang, så du betalar inget extra för det.
Vilka funktioner kan jag hoppa över?
I offerter står ofta sådant som imponerar men som ett litet företag sällan behöver. De är byggda för callcenter med hundratals medarbetare, inte för ett team på fem.
- Medlyssning och inbrytning i samtal. Avsett för arbetsledare som coachar ett team. Med tre kollegor går du bara förbi.
- Realtidsdashboards och wallboards. Vettigt vid hundratals samtal per dag. Vid fem är det ingen som tittar på dem.
- En valmeny med flera nivåer. Kunder hoppar av efter det andra valet. En nivå med tre alternativ fungerar nästan alltid bättre.
Ett undantag som faktiskt sparar tid direkt, även i ett litet team: en koppling till din kalender eller ditt CRM. Kolla alltså om leverantören har integrationer med de verktyg du redan använder.
Kostar fler funktioner också mer pengar?
Oftast ja, men inte som du tror. Du betalar per användare och månad, och funktionerna är fördelade över abonnemang. En valmeny ingår ofta i ett dyrare abonnemang än vidarekoppling.
Därför lönar det sig att först bestämma vilka funktioner du verkligen behöver. Sedan väljer du ett abonnemang efter vad du använder. Vad det kostar hos Rinkel ser du på prissidan.
Molnväxel eller traditionell telefonväxel?
En molnväxel ligger i appen och kräver ingen hårdvara på kontoret, till skillnad från en traditionell telefonväxel som bygger på fysisk utrustning. För ett litet företag är molnväxeln oftast både billigare och smidigare: du ställer in funktionerna själv och slipper installation.
Det märks tydligast när något ska ändras. En öppettid eller en valmeny justerar du direkt i appen, utan tekniker och utan att vänta på ett ärende.
Vad ska jag tänka på när jag väljer en företagsväxel?
Skriv först ner vilka tre funktioner du verkligen behöver. Gå sedan igenom de här punkterna:
- Kan du ändra allt själv? Att ändra en valmeny eller dina öppettider ska du kunna göra själv, utan att ringa eller skapa ett ärende.
- Hur snabbt är du igång? Dagar eller minuter? Och behöver du en tekniker för det?
- Fungerar det på de enheter du använder? Din mobil och din webbläsare, helst om vartannat på samma nummer.
Dessutom: kolla om du kan ta med ditt nuvarande nummer och vad det kostar, hur länge du binder upp dig i avtalet, och vad som händer när du går från två till sex användare. Och ring kundtjänsten innan du blir kund. Då vet du direkt hur det går när du behöver något längre fram.
Alla sex funktioner ovan finns i Rinkels företagsväxel, och du ställer in dem själv via appen eller webbtelefonen i webbläsaren. Ingen IT-tekniker behövs, ingen montör på besök.
Vad som ingår i vilket abonnemang och vad det kostar läser du på sidan om telefonväxel för företag.
Välj ditt företagsnummer, så är du nåbar inom 3 minuter.
