Je zakelijke telefonie (gedeeltelijk) automatiseren in 4 stappen

Automatisering. Het ene moment zeg je tegen je Sonos speaker dat alle Philips Hue lampen in de woonkamer aan moeten, het volgende moment zeg je tegen je Apple Watch dat je favoriete playlist aan moet in de keuken.

Stap je ’s ochtends in de auto, dan verbindt je telefoon gelijk met je audiosysteem (en Flitsmeister). Om 17:00 slaat de verwarming aan thuis en iedere maand op de 28e wordt automatisch je huur afgeschreven. Simpel.

Het zijn allemaal vormen van automatisering. Ze halen tijd bij je weg en zorgen dat je herhaaldelijke taken niet meer, sneller of gemakkelijker uitvoert.

Bij Rinkel hebben we sinds het begin zo veel mogelijk geautomatiseerd. Zelfs van automatiseringen uit 2015 zien we dagelijks nog de voordelen. Daarom delen we met jou een eerste dosis tips om zaken te automatiseren. Want: wat zijn de voordelen? Hoe begin je met automatisering? En hoe automatiseer je je zakelijke telefonie?

We nemen het met je door in dit blog!

Herken je deze afbeelding? Waarschijnlijk niet, maar weet je wel wat hier gebeurt. Een topvoorbeeld van automatisering op het gebied van telefonie.

Vroeger moest je naar één centraal nummer bellen in de regio, kreeg je iemand aan de lijn en moest je aan hem of haar doorgeven wie je wilde bereiken. Zij deed vervolgens de plug in de juiste plek zodat de telefoon bij de juiste persoon overging.

Letterlijk een tussenpersoon dus! Die vaak ook nog de telefoons konden afluisteren, want de plug moest er ook weer uitgehaald worden wanneer je klaar was met telefoneren.

Onhandig, duur en natuurlijk een duidelijke reden waarom je zou zeggen: Dat hoeft niet meer. Tegenwoordig kun je je dit soort situaties natuurlijk niet meer voorstellen, zeker ook niet met de AVG-wetgeving rondom privacy.

Maar toch, het is interessant om stil te staan waar we vandaan zijn gekomen wat betreft telefonie en automatisering.

Fun fact: Wist je dat de laatste van deze telefooncentrales tot 1991 in gebruik was? Het werd nog gebruikt in een klein dorpje in landelijk Californië.

Binnen Rinkel geloven we dat het automatiseren van taken die je kunt automatiseren belangrijk is voor de groei van je bedrijf. Waarom? Omdat het tijd bij je wegneemt om je te focussen op andere belangrijke taken.

• Efficiëntie, want de taken voeren zichzelf uit
• Minder kans op fouten. Zeker wanneer je dezelfde taak vaker moet uitvoeren, glippen er makkelijker dingetjes doorheen
• Scheelt in kosten, want je kunt je focussen op andere taken die geld in het laatje brengen.
• Het maakt ons gelukkiger, niemand wordt immers blij van het wekelijks, dagelijks of maandelijks uitvoeren van dezelfde taken.
• Het is schaalbaar, want automatiseringen groeien (als je het goed doet) met je mee. 10 facturen met de hand sturen is zo gedaan, maar als het er 1000 per dag zijn, is het een ander verhaal.

Schaalbaarheid is voor ons bij Rinkel het meest belangrijk. Hoe zorgen we ervoor dat de oplossing werkt voor 10 klanten, voor 1000 of zelfs 100.000? Zo bewerkstelligen we onze groei en zetten we alles op alles om zo soepel mogelijk te groeien als onderneming (al blijven groeipijntjes altijd).

• We testen onze applicaties automatisch. Na iedere update testen de mobiele apps en de Webphone zichzelf. Onze developers zien dan een tooltje klikken op alle knoppen en alle mogelijke acties die getest moeten worden, om vervolgens uit te draaien of alles nog naar behoren werkt na je laatste update!
• In ons projectmanagement tool (Monday.com) hebben we bijvoorbeeld ingesteld dat wanneer de status van een taak verandert in “Feedback gevraagd”, er automatisch een melding wordt gestuurd naar de juiste persoon, om feedback te geven.
• Bepaalde onderdelen op onze website zijn ook geautomatiseerd, zoals onze beoordelingen: Iedere nacht worden de nieuwe reviews opgehaald en op onze website gezet. Als onze review score verandert, verandert die bijvoorbeeld ook direct in de footer (onderaan deze pagina)!
• Voor onze rapportages, bijvoorbeeld binnen marketing, hebben we systemen gekoppeld, waardoor de data automatisch wordt geüpdatet in onze dashboards! Dat scheelt ons wekelijks een hele hoop tijd en een hele hoop Excel-stress.

Een voorbeeld van het geautomatiseerd testen van de Rinkel Webphone via de tool Cypress. (Als je goed kijkt zie je welke update eraan komt!)

Overtuigd? Goed! Dan nu de handen uit de mouwen. Want: Hoe te beginnen?

Consumentenproducten zoals je videodeurbel, slimme verwarming en robotstofzuiger trek je zo uit het schap, neem je mee naar huis en zijn vaak in 10 minuten ingesteld. Ze zijn zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt.

Dat geldt niet per se voor bedrijfsprocessen. Je hebt iets in je hoofd, maar weet niet hoe (en of) je het kunt automatiseren. Het lijkt al gauw een ver van je bed show. Daarom een klein maar fijn stappenplan om het wat dichter naar je bed te trekken.

Stap 1: Kijk eens terug op je dag

Wat heeft je vooral tijd gekost en geen geld opgeleverd? Wat voor taken heb je uitgevoerd die je wekelijks, dagelijks of maandelijks moet bijhouden? Maak hier een lijstje van. Doe dit een aantal dagen, zodat je in ieder geval 5-10 dingen kunt noteren.

Lifehack van onze CEO Jeroen: Handig om hier bijvoorbeeld een tool als Toggl voor te gebruiken. Een soort schaakklok, maar dan om te switchen tussen je taken en toch je tijdsbesteding overzichtelijk bij te houden gedurende de dag.

Stap 2: Doe globaal onderzoek

Van alle dingen op je lijst: Hoe ga je dit automatiseren? Kun je dit zelf? Zijn er online tools beschikbaar? Ga je dit uitbesteden?

Schat de complexiteit van de taak in. Is het data invullen vanuit je CRM, naar een Excel-bestand (of andersom)? Moeten je facturen automatisch gegenereerd worden? Dit zijn voorbeeld van (normaal) vrij eenvoudige taken.

Zijn er meerdere programma’s bij betrokken, dan maakt dat het al moeilijker. Doe wat onderzoek online en bepaal welke strategie je kiest voor deze automatisering. Doe dit voor alle dingen op je lijst.

Zelf automatiseren: Met een klein beetje kennis van bijvoorbeeld de programmeertaal Python kun je al veel kleine taken automatiseren. Ben je hier nog niet bekend mee, dan kost dit wel wat avonden om onder de knie te krijgen. De mogelijkheden zijn nagenoeg eindeloos en in een wereld waarin IT alsmaar belangrijker wordt, is het interessant om je hierin te verdiepen! Al heb je niet per se zo veel tijd als ondernemer. Heb je die tijd wel? Probeer dan een cursus van Udemy of Udacity bijvoorbeeld!

Zoek naar online tools: Er zijn veel verschillende programma’s beschikbaar die het stukje programmeren voor jou doen, afhankelijk van je wensen en budget. Bijvoorbeeld:

• Zapier: Algemene automatisering. Je koppelt met meer dan 7.000 systemen (waaronder Rinkel!). Denk aan het automatiseren van data invoer in Excel, versturen van e-mails of het instellen van notificaties wanneer je een nieuwe lead hebt binnengehaald.
• HubSpot: Automatiseer je marketing- en sales activiteiten via HubSpot. Manage je sales trechters en personaliseer je workflows.
• MailChimp: Verstuur automatische e-mails volgens jouw regels, of gebruik het om je nieuwsbrieven mee te versturen!

Automatisering uitbesteden: Het mooie is: Als je automatisering eenmaal staat, dan staat het ook. Ja, je zult af en toe wel moeten sleutelen om te zorgen dat het blijft werken, maar de eerste periode hoef je er sowieso niets meer aan te doen. Daarom is uitbesteden ook een interessante optie om eens naar te kijken. Het beste vraag je hiervoor direct informatie op bij een ZZP'er of freelance developer. (Deze zijn vaak goedkoper dan een groot softwarebedrijf.)

Stap 3: Prioriteer

Je hebt nu een lijst en hebt een globaal idee hoe je dit gaat of kunt automatiseren. Dus nu: prioriteren. Je kiest zelf op basis waarvan. Bijvoorbeeld: Hoe veel tijd het kost, hoe vervelend je het vindt en hoe eenvoudig dit te automatiseren is.

Stap 4: Begin met automatiseren

Je weet wat je wilt automatiseren, hoe je het gaat doen en wat het belangrijkste hiervan is. Je bent er klaar voor: je eerste automatisering! Zet alles in werking om je automatisering te laten draaien.

Tip: Begin niet drastisch met alles te automatiseren. Kijk beter naar je belangrijkste processen en begin daar, stap voor stap. Of beter: automatisering voor automatisering. Iedere automatisering is er weer één! Begin klein en bouw later verder uit.

Loopt jouw zakelijke telefonie via Rinkel, dan kun je veel automatiseren. Net zo eenvoudig als die Smart Home-oplossingen waar we het eerder over hadden.

Laat je zakelijke telefonie voor jou werken. Met de professionele functies van Rinkel.

We nemen je mee door een aantal voorbeelden:

• Gebruik de integraties: We hebben hem al kort aangetikt: Zapier. Je kunt jouw Rinkel gesprekdata koppelen met vele verschillende apps van Zapier via de webhooks integratie.
• Automatiseer hoe en wanneer er wordt opgenomen: Laat je welkomstbericht voor jou opnemen, of schakel onder bepaalde voorwaarden oproepen direct door naar de antwoordservice.
• Stel in wanneer er geen oproepen binnen mogen komen: In de vroege ochtend, tijdens je lunch, in het weekend en in je avond. Met de openingstijden functie!
• Stel een keuzemenu in: Jouw bellers komen direct op de juiste plek uit.

Conclusie? Automatisering is al op veel meer fronten realiteit dan je je beseft! Zolang je je goed voorbereidt en weet wat je wilt automatiseren, is het allemaal vrij behapbaar. Zeker wanneer je klein begint en je automatisering opdeelt in kleine stukjes. Breng het van het grote geheel terug naar een aantal simpele stappen.

Als je nu begint met automatiseren, heb je er morgen al profijt van. Moet je nagaan hoeveel profijt je hebt over een jaar!