Offertes voor een zakelijk telefoonsysteem staan vol functies. Keuzemenu's, wachtrijen, rapportages. Indrukwekkend, maar gebruik je dat allemaal met een team van drie?
Waarschijnlijk niet. De meeste kleine bedrijven komen uit op zes functies, en de rest blijft jarenlang uit staan.
In dit blog lees je welke zes dat zijn, welke je gerust kunt overslaan en hoe je weet wanneer je er überhaupt een nodig hebt.
Eigenlijk altijd. De vraag is niet óf je er een hebt, maar hoeveel functies je ervan gebruikt. Ben je net gestart en neem je alle gesprekken zelf aan? Een zakelijk telefoonnummer op je mobiel is dan genoeg.
Je zet de doorschakeling aan, spreekt een voicemail in en klaar. De rest laat je gewoon uit staan.
Wordt je team groter? Dan wordt elke functie een stukje handiger. Met z'n tweeën wil je al dat de telefoon bij allebei overgaat. Bij vijf collega's wil je een keuzemenu, zodat niet iedereen alles hoeft aan te nemen. En bij tien wil je dat iedereen zijn eigen werkrooster heeft.
Deze momenten herken je waarschijnlijk:
Herken je er twee? Dan is het tijd om je instellingen uit te breiden.
Zes. Hieronder staat per functie wat hij doet en waarom je hem wilt.
1. Doorschakeling
Dit is de basis. Je zakelijke nummer komt binnen op het toestel dat jij aanwijst: je mobiel, een vast toestel of de webphone in je browser. Je bent dus bereikbaar zonder dat je op kantoor hoeft te zitten.
Werk je samen? Dan zet je meerdere gebruikers in dezelfde doorschakeling en bepaal je zelf de belvolgorde. Laat alle toestellen tegelijk overgaan, of eerst het jouwe en daarna dat van een collega. Wie vrij is, neemt op. Zo mis je geen gesprek meer omdat één iemand net in gesprek is.
Alle andere functies hieronder bouwen hierop verder.
2. Keuzemenu
"Druk 1 voor verkoop, 2 voor support." Bellers komen meteen bij de juiste persoon uit, en jij hoeft niet meer door te verbinden.
3. Openingstijden
Je stelt in wat er buiten je werkuren gebeurt. Je telefoon gaat niet meer om half tien 's avonds, en je beller hoort netjes wanneer je er weer bent.
Werk je met collega's die andere uren draaien? Met een werkrooster stelt iedereen zijn eigen werktijden in, en Rinkel schakelt de gesprekken automatisch naar wie op dat moment werkt.
4. Zakelijke voicemail
Niemand opgenomen? Dan laat je beller een bericht achter. Je weet wie je terug moet bellen en waarover. Een goed ingesproken voicemail doet trouwens meer voor je uitstraling dan je zou denken.
5. Doorverbinden
Je geeft een lopend gesprek door aan een collega. De klant hoeft niet opnieuw te bellen en zijn verhaal niet twee keer te vertellen.
6. Welkomstbericht
De opgenomen begroeting die bellers als eerste horen. Dit is de goedkoopste manier om groter te klinken dan je bent, en je stelt hem in een paar minuten in.
Extraatje: WhatsApp Business. Je kunt je zakelijke nummer koppelen aan WhatsApp Business, zodat klanten je ook kunnen appen op hetzelfde nummer waarop ze bellen. Bij Rinkel zit dat in elk pakket, dus je betaalt er niets extra's voor. Hoe je het instelt lees je in dit blog.
In offertes staan vaak dingen die indruk maken maar die een klein bedrijf zelden nodig heeft. Ze zijn gebouwd voor callcenters met honderden medewerkers, niet voor een team van vijf.
Eén uitzondering die wél meteen tijd scheelt, ook bij een klein team: een koppeling met je agenda of CRM. Kijk dus of de aanbieder integraties heeft met de tools die je al gebruikt.
Meestal wel, maar niet zoals je verwacht. Je betaalt per gebruiker per maand, en de functies zitten verdeeld over pakketten. Een keuzemenu zit vaak in een duurder pakket dan doorschakelen.
Daarom loont het om eerst te bepalen welke functies je écht nodig hebt. Dan kies je een pakket op wat je gebruikt. Wat het bij Rinkel kost, zie je op de tarieven pagina.
Schrijf eerst op welke drie functies je echt nodig hebt. Daarna loop je deze punten langs:
Verder: check of je je huidige nummer kunt meenemen en wat dat kost, hoe lang je vastzit aan het contract, en wat er gebeurt als je van twee naar zes gebruikers gaat. En bel de klantenservice eens voordat je klant bent. Dan weet je meteen hoe dat gaat als je straks iets nodig hebt.
Alle zes functies hierboven zitten in Rinkel, en je stelt ze zelf in via de app of de webphone in je browser. Geen IT'er nodig, geen monteur over de vloer.
Wat er in welk pakket zit en wat het kost, lees je op de pagina over de virtuele telefooncentrale.
Kies je zakelijke nummer en je bent binnen 3 minuten bereikbaar.
Ja, maar je gebruikt er in het begin weinig functies van. Een zakelijk nummer met doorschakeling en voicemail is vaak genoeg. Zodra iemand anders ook moet kunnen opnemen, komen het keuzemenu en de werkroosters erbij.
Doorschakeling, een keuzemenu, openingstijden, zakelijke voicemail, doorverbinden en een welkomstbericht. Die zes dekken het dagelijkse werk van de meeste kleine bedrijven.
Je stapt niet over, je breidt uit. Zodra je gesprekken mist in drukke periodes, klanten twee nummers moeten onthouden of je de hele dag zit door te verbinden, zet je er een functie bij.
Nee. Meeluisteren, realtime dashboards en keuzemenu's met meerdere lagen zijn gebouwd voor callcenters. Kleine bedrijven zetten ze zelden aan, terwijl ze de prijs wel opdrijven. Kies op wat je gebruikt.
Een telefoonsysteem is altijd handig. Alleen gebruik je er als starter een paar functies van, en worden dat er meer naarmate je team groeit.
Kijk dan naar de zes functies die je dagelijks gebruikt, negeer de rest, en let vooral op hoeveel je zelf kunt aanpassen zonder te hoeven bellen. Dat scheelt je later het meeste gedoe.
Ontdek het zelf - en bevalt het toch niet binnen 30 dagen? Dan krijg je gewoon je geld terug. Meld je nu aan!
