Les devis pour un standard téléphonique professionnel débordent de fonctionnalités : menus vocaux, files d'attente, rapports. Impressionnant, mais utilisez-vous tout cela avec une équipe de trois personnes ?
Probablement pas. La plupart des petites entreprises se limitent à six fonctions, et le reste reste désactivé pendant des années. Dans cet article, découvrez lesquelles sont ces six fonctions, lesquelles vous pouvez ignorer, et comment savoir quand vous en avez réellement besoin.
Quand ai-je besoin d'un standard téléphonique ?
Presque toujours. La question n'est pas de savoir si vous en avez un, mais combien de fonctions vous utilisez. Vous venez de vous lancer et prenez tous les appels vous-même ? Un numéro professionnel sur votre mobile suffit : vous activez le transfert d'appel, vous enregistrez une messagerie vocale, et c'est tout.
À mesure que votre équipe grandit, chaque fonction devient utile. À deux, vous voulez que le téléphone sonne chez les deux. À cinq, un menu vocal évite que tout le monde réponde à tout. À dix, chacun a son propre planning.
Ces moments vous parlent ?
- Vous embauchez, et vous ne voulez pas que vos clients retiennent deux numéros.
- Vous manquez des appels pendant vos interventions ou en période chargée.
- Vous passez la journée à transférer vers le même collègue.
Vous en reconnaissez deux ? Il est temps d'étoffer vos réglages.
Quelles fonctions me faut-il vraiment ?
Six. Voici ce que fait chacune, et pourquoi vous la voulez.
1. Le transfert d'appel
C'est la base. Votre numéro professionnel arrive sur l'appareil de votre choix : votre mobile ou le webphone dans votre navigateur. Vous êtes joignable sans être au bureau.
Vous travaillez à plusieurs ? Placez plusieurs utilisateurs dans le même transfert et définissez l'ordre de sonnerie. Toutes les lignes en même temps, ou la vôtre puis celle d'un collègue : qui est libre décroche. Toutes les fonctions ci-dessous s'appuient sur celle-ci.
2. Le menu vocal
« Tapez 1 pour les ventes, 2 pour le support. » Vos appelants arrivent directement chez la bonne personne, et vous n'avez plus à transférer.
3. Les horaires d'ouverture
Vous définissez ce qui se passe en dehors de vos heures de travail. Votre téléphone ne sonne plus à 21 h 30, et votre appelant sait quand vous êtes de nouveau disponible. Vos collègues ont des horaires différents ? Avec le planning utilisateur, chacun définit les siens, et Rinkel dirige automatiquement les appels vers qui travaille.
4. La messagerie vocale professionnelle
Personne n'a décroché ? Votre appelant laisse un message. Vous savez qui rappeler, et à quel sujet. Une messagerie bien enregistrée fait d'ailleurs plus pour votre image que vous ne le pensez.
5. Le renvoi d'appel
Vous passez un appel en cours à un collègue. Le client n'a pas à rappeler ni à répéter son histoire.
6. Le message d'accueil
La salutation enregistrée que vos appelants entendent en premier. C'est le moyen le plus simple de paraître plus grand que vous ne l'êtes, et vous le configurez en quelques minutes.
Un bonus : WhatsApp Business. Vous pouvez relier votre numéro professionnel à WhatsApp Business, pour que vos clients vous écrivent sur le numéro qu'ils appellent. Chez Rinkel, c'est inclus dans chaque offre.
Quelles fonctions puis-je ignorer ?
Les devis regorgent d'options qui impressionnent mais qu'une petite entreprise utilise rarement. Elles sont conçues pour des centres d'appels de centaines de personnes, pas pour une équipe de cinq.
- L'écoute et l'intervention sur les appels. Pour les superviseurs qui coachent une équipe. À trois, vous passez simplement voir votre collègue.
- Les tableaux de bord en temps réel. Utiles pour des centaines d'appels par jour. À cinq, personne ne les regarde.
- Un menu vocal à plusieurs niveaux. Les clients abandonnent après le deuxième choix. Un seul niveau avec trois options fonctionne presque toujours mieux.
Une exception qui fait gagner du temps, même à petite échelle : une intégration avec votre agenda ou votre CRM. Vérifiez donc si le fournisseur propose des intégrations avec les outils que vous utilisez déjà.
Plus de fonctions, est-ce plus cher ?
En général oui, mais pas comme vous l'imaginez. Vous payez par utilisateur et par mois, et les fonctions sont réparties dans différentes offres. Un menu vocal se trouve souvent dans une offre plus complète que le simple transfert d'appel.
D'où l'intérêt de déterminer d'abord les fonctions dont vous avez vraiment besoin, puis de choisir l'offre en conséquence. Le prix chez Rinkel est indiqué sur la page des tarifs.
Comment choisir un fournisseur ?
Notez d'abord les trois fonctions dont vous avez réellement besoin. Passez ensuite ces points en revue :
- Pouvez-vous tout régler vous-même ? Modifier un menu vocal ou vos horaires doit se faire sans appeler ni ouvrir de ticket.
- En combien de temps êtes-vous opérationnel ? Des jours ou des minutes ? Faut-il un technicien ?
- Est-ce que ça marche sur vos appareils ? Votre mobile et votre navigateur, de préférence sur le même numéro.
Vérifiez aussi si vous pouvez conserver votre numéro actuel et à quel prix, la durée d'engagement, et ce qui se passe quand vous passez de deux à six utilisateurs. Enfin, appelez le service client avant de devenir client : vous saurez tout de suite comment ça se passe quand vous aurez besoin d'aide.
Les six fonctions ci-dessus sont incluses dans Rinkel, et vous les configurez vous-même via l'application ou le webphone. Pas d'informaticien, pas de technicien.
Ce que contient chaque offre et à quel prix, vous le lisez sur la page standard téléphonique. Choisissez votre numéro professionnel, et vous êtes joignable en 3 minutes.
