¿Qué funciones de centralita virtual necesitas de verdad?

• Una centralita virtual siempre viene bien. Cuántas funciones usas de ella crece a la vez que tu equipo.
• Seis funciones cubren el trabajo del día a día: desvío de llamadas, menú de opciones, horario de atención, buzón de voz, transferencia de llamadas y un mensaje de bienvenida.
• El resto está pensado para call centers. Elige un plan por lo que usas, no por lo larga que sea la lista.

Los presupuestos de una centralita virtual vienen llenos de funciones. Menús de opciones, colas de espera, informes. Impresiona, pero ¿de verdad usas todo eso con un equipo de tres?

Probablemente no. La mayoría de los negocios pequeños se quedan en seis funciones, y el resto se queda años sin usar.

En este blog te contamos cuáles son esas seis, cuáles puedes saltarte tranquilamente y cómo saber cuándo necesitas alguna más.

En realidad, siempre. La pregunta no es si tienes una, sino cuántas funciones usas de ella. ¿Acabas de empezar y atiendes tú mismo todas las llamadas? Entonces, con un número de empresa en tu móvil te sobra.

Activas el desvío de llamadas, grabas un buzón de voz y listo. El resto lo dejas sin usar.

¿Crece tu equipo? Entonces cada función se vuelve un poco más útil. Siendo dos, ya quieres que el teléfono suene en los dos sitios. Con cinco compañeros quieres un menú de opciones, para que no tenga que atenderlo todo todo el mundo. Y con diez quieres que cada uno tenga su propio horario.

Seguramente reconoces estos momentos:

• Contratas a alguien y no quieres que tus clientes tengan que recordar dos números.
• Pierdes llamadas mientras estás en un trabajo o en plena temporada alta.
• Te pasas el día transfiriendo llamadas al mismo compañero.

¿Reconoces dos? Entonces es hora de ampliar tus ajustes.

Seis. Aquí tienes, por función, qué hace y por qué la quieres.

1. Desvío de llamadas

Esta es la base. Tu número de empresa entra en el dispositivo que tú elijas: tu móvil o el webphone de tu navegador. Así estás disponible sin tener que estar en la oficina.

¿Trabajáis en equipo? Entonces pones a varios usuarios en el mismo desvío y decides tú el orden de llamada. Haz que suenen todos los dispositivos a la vez, o primero el tuyo y después el de un compañero. Quien está libre, contesta. Así no pierdes ninguna llamada porque uno esté comunicando.

Todas las demás funciones de aquí abajo se construyen sobre esta.

2. Menú de opciones

"Pulsa 1 para ventas, 2 para soporte." Quien llama llega directamente a la persona correcta, y tú ya no tienes que transferir.

3. Horario de atención

Configuras qué pasa fuera de tu horario de trabajo. Tu teléfono deja de sonar a las diez y media de la noche, y quien llama oye con claridad cuándo vuelves a estar disponible.

¿Trabajas con compañeros que hacen otros horarios? Con un horario propio cada uno configura sus horas de trabajo, y Rinkel desvía las llamadas automáticamente a quien está trabajando en ese momento.

4. Buzón de voz

¿Nadie ha contestado? Entonces quien llama deja un mensaje. Sabes a quién tienes que devolver la llamada y sobre qué. Y, por cierto, un buzón de voz bien grabado hace más por tu imagen de lo que crees.

5. Transferencia de llamadas

Pasas una llamada en curso a un compañero. El cliente no tiene que volver a llamar ni contar su historia dos veces.

6. Mensaje de bienvenida

El saludo grabado que quien llama oye lo primero. Es la forma más barata de sonar más grande de lo que eres, y lo configuras en unos minutos.

Un extra: WhatsApp Business. Puedes conectar tu número de empresa a WhatsApp Business, para que tus clientes también puedan escribirte al mismo número al que llaman. En Rinkel va incluido en todos los planes, así que no pagas nada más por ello. Cómo configurarlo lo tienes en este blog.

En los presupuestos aparecen a menudo cosas que impresionan pero que un negocio pequeño rara vez necesita. Están pensadas para call centers con cientos de empleados, no para un equipo de cinco.

• Escuchar y entrar en llamadas en curso. Pensado para supervisores que forman a un equipo. Con tres compañeros, te acercas y ya está.
• Paneles de control e informes en tiempo real. Tienen sentido con cientos de llamadas al día. Con cinco, no los mira nadie.
• Un menú de opciones con varios niveles. Los clientes se van después de la segunda opción. Un solo nivel con tres opciones casi siempre funciona mejor.

Una excepción que sí ahorra tiempo desde el principio, también en un equipo pequeño: una conexión con tu agenda o tu CRM. Así que mira si el proveedor tiene integraciones con las herramientas que ya usas.

Normalmente sí, pero no como esperas. Pagas por usuario al mes, y las funciones están repartidas entre los planes. Un menú de opciones suele estar en un plan más caro que el desvío de llamadas.

Por eso vale la pena decidir primero qué funciones necesitas de verdad. Así eliges un plan por lo que usas, y no pagas por un precio de centralita virtual más alto del que te hace falta. Lo que cuesta en Rinkel lo ves en la página de planes.

Primero, apunta qué tres funciones necesitas de verdad. Después, repasa estos puntos:

• ¿Puedes cambiarlo todo tú mismo? Cambiar un menú de opciones o tu horario de atención tienes que poder hacerlo tú, sin llamar ni abrir un ticket.
• ¿En cuánto tiempo estás disponible? ¿Días o minutos? ¿Y necesitas un técnico para ello?
• ¿Funciona en los dispositivos que usas? Tu móvil y tu navegador, a ser posible indistintamente en el mismo número.

Además: comprueba si puedes llevarte tu número actual y qué cuesta eso, cuánto tiempo quedas atado al contrato y qué pasa cuando pasas de dos a seis usuarios. Y llama una vez a la atención al cliente antes de ser cliente. Así sabes enseguida cómo va a ser cuando necesites algo más adelante.

Las seis funciones de arriba están en Rinkel, y las configuras tú mismo desde la app o el webphone de tu navegador. Sin informático, sin técnico en casa.

Qué incluye cada plan y cuánto cuesta lo tienes en la página sobre la centralita virtual.

Elige tu número de empresa y estarás disponible en 3 minutos.