4 pasos para automatizar (parcialmente) tu sistema telefónico virtual

Automatización: Un momento le dices a tu altavoz Sonos que encienda todas las luces Philips Hue en la sala de estar. Al siguiente, pides a tu Apple Watch que reproduzca una lista de vídeos de cocina en el iPad de la cocina.

Cuando entras en el coche por la mañana, tu teléfono se conecta inmediatamente con el sistema Car Play. Y cuando vuelves a casa, tu sistema de calefacción inteligente se enciende de forma programada, asegurándose de que tu hogar esté cálido y sea agradable desde el segundo en que pones el pie en la puerta. Y el 28 de cada mes, te cobran automáticamente el alquiler o la hipoteca. Así de fácil.

Hoy día los ejemplos de automatización son inagotables. Nos permiten tener más tiempo, porque aceleran procesos o eliminan tareas repetitivas. En Rinkel, automatizar es parte de nuestro ADN. Lo hemos hecho tanto como hemos podido desde nuestros inicios en 2015. Y aún hoy nos beneficiamos de automatizaciones que creamos entonces.

Por eso, nos hemos preguntado: ¿Por qué no compartir unos consejos y trucos para que empecéis a automatizar vosotros mismos? En este artículo respondemos a preguntas como: ¿Cuáles son las ventajas de automatizar? ¿Cómo empezar? ¿Cómo automatizar tu sistema telefónico virtual?

Sigue leyendo y no te pierdas nada.

¿Reconoces esta imagen? Probablemente no, aunque puede que sepas qué ocurre en ella. Es uno de los ejemplos más populares en el sector de telecomunicaciones.

Echemos la vista atrás: hace años, tenías que llamar a una centralita dentro de tu área. Al otro lado, te respondía una operadora y le tenías que decir con quién querías hablar. Luego, ella te dirigía al interlocutor deseado.

Básicamente, necesitabas a un intermediario. Estos intermediarios a veces tenían que involucrarse en la conversación para saber cuándo terminaba la llamada y poder desconectarla.

Hacer una llamada entonces no era ni barato ni eficiente. Hoy, parece inimaginable. ¿Te imaginas que alguien escuche tus llamadas en esta época de protección de la privacidad y del RGPD?

Pero merece la pena echar la vista atrás para ver cómo hemos cambiado.

¿Sabías que...: Las últimas centralitas manuales se usaron en 1991? Fue en un pueblo de California.

En Rinkel, la automatización es uno de nuestros factores de crecimiento. Nos libera tiempo y espacio para centrarnos en otras cosas.
 

• Eficiencia, ya que las tareas se ejecutan sin esfuerzo.
• Menos errores. Cuando tienes que hacer la misma tarea repetidamente, es más probable cometer errores.
• Ahorro, ya que puedes centrarte en las tareas que producen dinero.
• Felicidad, ¡a nadie le gusta hacer cosas repetitivas!
• Escalabilidad, porque la automatización crece al mismo ritmo que tu empresa (si haces las cosas bien). Enviar 10 facturas manualmente al día es un pequeño engorro; enviar 1000 son horas de trabajo.

De todas estas ventajas, la escalabilidad es la más importante. Nos permite que si algo funciona para 10 clientes, también funcione para 10 000. La automatización acelera nuestro crecimiento y hace que el progreso sea más eficaz.

• Hemos implementado herramientas para probar las actualizaciones en el Webphone y en la app. La herramienta es capaz por sí misma de hacer clics y llevar a cabo todas las pruebas necesarias. Al terminar, nos entrega un informe donde se indica si la actualización ha superado las pruebas o si hay que mejorarla.
• En nuestra herramienta de proyectos (Monday.com), hemos automatizado varias tareas. Una de ellas es enviar una notificación a la persona adecuada cuando el estado de una tarea pasa a «Necesita comentarios».
• En la web hemos automatizado la recopilación (cada noche) y publicación de nuevas reseñas. 
• Cuando nuestra puntuación media cambia, esta se actualiza automáticamente en el pie de la web.
• Hemos conectado algunos sistemas para acelerar la creación de informes y nos hemos asegurado de que la visualización de datos se actualice a tiempo real. Así, tenemos siempre informes actualizados y nos evitamos tener que lidiar con Excel.

Un ejemplo de pruebas automáticas en el Webphone de Rinkel gracias a Cypress.

¿Te hemos convencido de sus bondades? ¡Perfecto! Ahora, pongámonos manos en la obra. 

Digamos que has comprado un timbre con vídeo o un robot para barrer. Lo has comprado en Media Markt, metido en el coche y ahora lo tienes en casa. Lo sacas de la caja (y si quieres hasta haces un vídeo en YouTube) y lo preparas. A menudo, ponerlo a funcionar llevará solo unos minutos.

Esto es posible, porque los productos para el consumidor (como un timbre con vídeo) están hechos para que su uso sea extremadamente simple.

Lo mismo no ocurre con los productos o procesos para negocios. En estos casos, quieres automatizar algo pero no sabes cómo hacerlo o si será posible.

Y lleva más de unos minutos, porque es mucho más complejo. Entonces, ¿cómo son las automatizaciones para negocios? Te lo explicamos en una guía con varios pasos.

Paso 1: Piensa en tu día a día
¿Qué tareas te llevan más tiempo y te aportan menos dinero? ¿Qué tipo de tareas tienes que completar cada día, semana o mes? Haz una lista. Rellénala durante unos días hasta que acumules de 5 a 10.

Consejo de nuestro CEO Jeroen: Puedes usar una herramienta como Toggl para seguir tus actividades diarias. Es comparable a un reloj de ajedrez. Te ayuda a visualizar cuánto tiempo has trabajado en diversas tareas.

Paso 2: Haz un análisis global
De todos los elementos de tu lista: ¿Cómo los vas a automatizar? ¿Puedes automatizarlos tú mismo? ¿Tienes herramientas online para ello? ¿Vas a contratar a un tercero?

Estima la complejidad de la tarea. Por ejemplo, ¿tienes que introducir datos de tu CRM a un archivo de Excel (o al revés)? ¿Tienes que generar facturas automáticamente? Estos son ejemplos habituales de tareas simples.

Si tienes múltiples tareas o programas, las cosas se complican. Haz una investigación en línea para decidirte por la estrategia que más te convenga. Repite el proceso para cada elemento de tu lista.

Automatizar tú mismo: Con saber un poco de Python, por ejemplo, puedes automatizar tareas sencillas. Si todavía no lo conoces, solo necesitas dedicarle algunos días de estudio. Por ejemplo, puedes ver cursos de Udemy o Udacity. En un mundo donde la informática tiene cada vez más presencia, aprender a programar es siempre relevante.

Buscar herramientas en línea: Hay muchos programas que harán el trabajo por ti, según tus necesidades y presupuesto. Por ejemplo:

• Zapier: Automatización general. Te permite conectar con más de 7000 sistemas. Por ejemplo, puedes automatizar la introducción de datos en Excel, el envío de emails o la configuración de notificaciones cuando tengas un nuevo cliente potencial.
• HubSpot: HubSpot te permite automatizar tus actividades de marketing y ventas. Administra tus embudos de ventas y personaliza los flujos de trabajo.
• MailChimp: Envía emails automáticamente según tus reglas. O gestiona un boletín de noticias.

Encarga la automatización a un tercero: Lo bueno de una automatización es que una vez que la configuras, funciona durante años. Por eso contratar a un tercero es interesante. Te recomendamos buscar primero a un autónomo, ya que son más baratos que las empresas de gran tamaño.

Paso 3: Prioriza
Ya tienes una lista y una idea general de cómo automatizar. Ahora tienes que establecer prioridades y elegir en qué factores hacerlo. Por ejemplo: ¿Cuánto tiempo lleva cada tarea? ¿Qué tareas son más engorrosas? ¿Qué nivel de dificultad plantea su automatización?

Paso 4: Empieza a automatizar
Ahora ya sabes qué automatizar, cómo hacerlo y cuáles son tus prioridades. ¡Ya estás preparado para tu primera automatización! Ponte manos a la obra y a por ello.

Consejo: No intentes automatizar todo a la vez. Decide cuáles son los procesos más importantes y comienza por ahí. Ve paso a paso. Comienza por poco y luego ve ampliando.

Si tienes tu teléfono de negocios en Rinkel, podrás automatizar muchas cosas. Es tan simple como el timbre con vídeo o el robot limpiador que hemos comentado antes.

Deja que tu sistema telefónico haga el trabajo por ti, mientras te beneficias de las funciones profesionales de Rinkel.

Estos son algunos ejemplos:

• Usa las integraciones: Una de ellas ya la hemos mencionado: Zapier. Esta herramienta de integraciones te permite vincular los datos de llamadas de Rinkel con muchas apps diferentes, como herramientas de emails, administración o marketing.
• Automatiza cuándo y cómo respondes a una llamada: Comienza cada llamada con un mensaje de bienvenida profesional. Cuando la situación lo permita, desvía llamadas directamente al servicio de contestador.
• Configura cuándo no permites las llamadas entrantes: Ya sea al comienzo del día, durante tu pausa para el almuerzo, los fines de semana o la noche. Puedes hacer todo esto con la función del horario de atención.
• Configura un menú de bienvenida (menú IVR): Se transfiere a tu interlocutor a quien pyede atenderle mejor inmediatamente.

Conclusión: La automatización ya es una realidad en muchos aspectos. Si te preparas bien y sabes lo que quieres automatizar, es manejable. Te recomendamos empezar con pocas tareas y dividir tu automatización en partes más pequeñas. Primero, adopta una visión general y luego divídela en varios pasos más simples.

Empieza hoy, y recogerás los frutos mañana. Piensa en todo lo que te va a aportar en un año.