WhatsApp Business einrichten: So nutzt du es richtig

WhatsApp Business gehört in fast jedes Unternehmen. Kaum eine App ist so verbreitet wie WhatsApp, und genau das macht sie zu einem niedrigschwelligen Weg, mit deinen Kund:innen in Kontakt zu bleiben. In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du WhatsApp Business einrichtest, und geben dir Tipps, wie du es im Alltag wirklich nutzt.

Für WhatsApp Business brauchst du eine eigene Telefonnummer. Dieselbe Nummer wie für dein privates WhatsApp geht nämlich nicht. Du kannst dir eine Festnetznummer auf dem Handy von Rinkel holen und sie für dein WhatsApp Business Konto nutzen.

Schritt 1: WhatsApp Business herunterladen
Der erste Schritt ist das Herunterladen der App. Das geht über die Buttons hier unten.

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Schritt 2: dein Konto verifizieren
Um dein WhatsApp Business Konto zu verifizieren, gehst du ein paar Schritte durch. Wir haben dir eine Anleitung zusammengestellt:

1. Wähle „Eine andere Nummer verwenden“.
2. Gib hier deine Geschäftsnummer ein (ohne die erste 0).
3. Tippe auf „Weiter“.
4. Du landest jetzt im SMS-Fenster. Dort steht, dass du einen Bestätigungscode bekommen hast, aber das klappt leider nicht: Auf deiner Rinkel-Nummer kannst du keine SMS empfangen.
5. Tippe auf „Keinen Bestätigungscode erhalten“.
6. Wähle hier die Option „Sprachanruf“.
7. Du bekommst jetzt einen Anruf, in dem dir der Code vorgelesen wird.
8. Notiere den Code oder gib ihn direkt in WhatsApp Business ein.

Hinweis: Sorge vorher dafür, dass keine Begrüßung aktiv ist, bevor du auf „Sprachanruf“ tippst. Prüfe dazu folgende Funktionen: Begrüßung, Anrufmenü, Warteschleife und Anrufaufzeichnung. Sonst sagt dir der WhatsApp-Automat den Code schon auf, bevor du überhaupt abnehmen kannst.

Schritt 3: dein Unternehmenskonto einrichten
Trag deinen Firmennamen ein und lade ein Logo oder ein Unternehmensfoto hoch. Damit wirkst du sofort vertrauenswürdig. Ergänze dein Profil optional mit:

• Geschäftszeiten
• Adresse und Kontaktdaten
• weiteren Infos

Du kannst WhatsApp Business mit deiner Festnetznummer von Rinkel verbinden. Dann nutzt du WhatsApp ganz normal mit einer Nummer mit der Vorwahl 030, 040 oder 089.

Schau dir unten unser kurzes Video zum Verbinden von WhatsApp Business an.

Demo anschauen

WhatsApp Business läuft auf bis zu 5 verschiedenen Geräten, darunter auch 5 Telefone.

Dein WhatsApp Business Konto kannst du mit 4 zusätzlichen Telefonen oder Computern verbinden. So nutzt ihr WhatsApp Business gemeinsam im Team. Das Telefon, auf dem die WhatsApp Business App zuerst installiert wurde, bleibt immer die Verwaltung der Nummer. Auf diesem Telefon gehst du in die Einstellungen und tippst auf „Gerät hinzufügen“. Jetzt kannst du WhatsApp auf 4 Computern oder Telefonen aktivieren, indem du den QR-Code scannst.

Mach 2026 mehr aus deinem professionellen Auftritt mit den verschiedenen Business-Tools in der App.

• Katalog: zeig eine Übersicht deiner Produkte, die du ganz einfach an Kund:innen weiterschicken kannst.
• Messaging-Tools: damit richtest du verschiedene automatische Nachrichten ein. Schreibt dir zum Beispiel jemand außerhalb deiner Geschäftszeiten, bekommt die Person eine professionelle Nachricht mit der Info, wann sie eine Antwort erwarten kann.
• Labels: häng Labels an deine Chats (etwa „Neue Kundin“ oder „Wartet auf Antwort“) und finde Nachrichten so im Handumdrehen wieder.
• Web WhatsApp: Du kannst WhatsApp Business jetzt auch am Desktop verwalten. So wechselst du leicht zwischen Chats und führst nebenbei dein Business.

Du willst noch mehr mit WhatsApp Business machen? Mit den praktischen WhatsApp-Widgets von Futy auf deiner Website nehmen Besucher:innen ganz einfach Kontakt auf, unter anderem über WhatsApp. So bekommst du recht unkompliziert mehr Anfragen über deine Website.

WhatsApp Business ist ein wichtiges Tool, um professionell und effizient mit deinen Kund:innen zu kommunizieren. Wenn du es richtig einrichtest und die praktischen Business-Funktionen nutzt, wirkst du verlässlich und gut erreichbar. Und weil du WhatsApp Business auf mehreren Geräten verwenden und clevere Automatisierungen einstellen kannst, wird der Kontakt mit deinen Kund:innen leichter als je zuvor.

Du willst professionell mit deinen Kund:innen über eine feste Geschäftsnummer chatten? Sieh dir an, wie Rinkel funktioniert und leg los.