Telefonate aufnehmen: So machst du es rechtssicher

In einer Welt, in der Information zählt, werden Gesprächsaufzeichnungen immer üblicher. So kannst du jedes Telefonat noch einmal anhören und zum Beispiel für Schulungen nutzen. Aber wie machst du das einfach und vor allem rechtssicher? Das liest du in diesem Artikel.

Bevor du mit dem Aufzeichnen beginnst, solltest du die rechtliche Lage kennen. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land, und in Deutschland sind sie vergleichsweise streng. Das Wichtigste in Kürze:

• In Deutschland schützt § 201 StGB die „Vertraulichkeit des Wortes". Ein Telefonat gilt als nicht öffentlich gesprochenes Wort.
• Wer ein Gespräch ohne Einwilligung aufzeichnet, macht sich strafbar, mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder einer Geldstrafe.
• Anders als in manchen Ländern reicht es nicht, nur darüber zu informieren: In Deutschland brauchst du grundsätzlich die Zustimmung aller Gesprächsteilnehmer:innen.
• Für Unternehmen kommt die DSGVO dazu: Du brauchst eine Rechtsgrundlage (in der Regel die ausdrückliche Einwilligung) und musst transparent machen, was mit den Daten passiert.
• Anrufende dürfen eine Kopie ihrer aufgezeichneten Gespräche anfordern.

Wichtig: Das ist eine allgemeine Übersicht, keine Rechtsberatung. Prüfe immer selbst, welche Regeln für deine Situation gelten, am besten mit fachkundiger Beratung. Rinkel haftet nicht für Verstöße gegen geltendes Recht.

1. Hol dir die Einwilligung: Sag deinem Gegenüber zu Beginn klar, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, und hol dir die Zustimmung. Ohne diese Einwilligung darfst du in Deutschland nicht aufzeichnen.
2. Nutze zuverlässige Tools: Wähl Anwendungen oder Dienste, die die Vorgaben zu Datenschutz und DSGVO erfüllen.
3. Speichere Aufnahmen sicher: Bewahr die Aufnahmen an einem sicheren Ort auf und sorg dafür, dass nur befugte Personen Zugriff haben.

Beispiele:

• Im geschäftlichen Telefonat: „Dieses Gespräch wird zu Schulungszwecken aufgezeichnet. Bist du damit einverstanden?"
• Im Interview: „Wäre es für dich in Ordnung, wenn ich unser Gespräch aufzeichne, damit mir nichts von deinem wertvollen Feedback entgeht?"

Die meisten Handys haben eingebaute Optionen für Gesprächsaufzeichnung oder erlauben Apps, die das einfacher machen. Achte immer darauf, eine App zu wählen, die den Datenschutz dieser Daten gewährleistet.

Mit Rinkel zeichnest du Gespräche nicht nur einfach auf, du sorgst auch dafür, dass du die Vorgaben einhältst, für Vertrauen und Sicherheit auf beiden Seiten. Rinkel bietet eine eingebaute Funktion für Anrufaufzeichnung und dazu die Möglichkeit, deine Kund:innen vorab mit einer Ansage darüber zu informieren, bevor das Gespräch beginnt.

Trau dich, Gesprächsaufzeichnung in deinem Business einzusetzen. Sie kann richtig nützlich sein, um dein Team zu schulen und um Absprachen mit Kund:innen später nachzuvollziehen. Mit der nötigen Einwilligung und mit einem Dienst wie Rinkel nutzt du die Funktion rechtssicher, sodass deine Kommunikation nicht nur effizient ist, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht. So behältst du deine geschäftlichen Gespräche im Griff, mit Respekt für die Privatsphäre aller Beteiligten.