Telefonanlage für dein Business: Welche Funktionen brauchst du wirklich?

• Eine Telefonanlage ist immer praktisch. Wie viele Funktionen du davon nutzt, wächst mit deinem Team mit.
• Sechs Funktionen decken den Arbeitsalltag ab: Rufumleitung, Anrufmenü, Geschäftszeiten, Voicemail, Weiterverbinden und eine Begrüßung.
• Der Rest ist für Callcenter gebaut. Wähl deinen Tarif nach dem, was du nutzt, nicht nach der Länge der Liste.

Angebote für eine geschäftliche Telefonanlage sind voll mit Funktionen. Anrufmenüs, Warteschleifen, Auswertungen. Beeindruckend, aber nutzt du das alles mit einem Team von drei Leuten?

Wahrscheinlich nicht. Die meisten kleinen Unternehmen kommen mit sechs Funktionen aus, und der Rest bleibt jahrelang ausgeschaltet.

In diesem Blog liest du, welche sechs das sind, welche du getrost überspringen kannst und woran du merkst, dass du überhaupt eine brauchst.

Eigentlich immer. Die Frage ist nicht, ob du eine hast, sondern wie viele Funktionen du davon nutzt. Gerade erst gestartet und nimmst du alle Gespräche selbst an? Dann reicht eine Geschäftsnummer auf dem Handy.

Du schaltest die Rufumleitung ein, sprichst eine Voicemail ein, fertig. Den Rest lässt du einfach aus.

Wird dein Team größer? Dann wird jede Funktion ein Stück praktischer. Zu zweit willst du schon, dass das Telefon bei euch beiden klingelt. Bei fünf Kolleg:innen willst du ein Anrufmenü, damit nicht alle alles annehmen müssen. Und bei zehn willst du, dass jede:r den eigenen Arbeitsplan hat.

Diese Momente erkennst du wahrscheinlich:

• Du stellst jemanden ein und willst nicht, dass Kund:innen sich zwei Nummern merken müssen.
• Du verpasst Gespräche während eines Auftrags oder in einer stressigen Zeit.
• Du verbindest den ganzen Tag zu derselben Kollegin weiter.

Erkennst du zwei davon wieder? Dann ist es Zeit, deine Einstellungen zu erweitern.

Sechs. Unten steht pro Funktion, was sie macht und warum du sie willst.

1. Rufumleitung

Das ist die Basis. Deine Geschäftsnummer kommt auf dem Gerät an, das du festlegst: deinem Handy oder der Webphone im Browser. Du bist also erreichbar, ohne im Büro sitzen zu müssen.

Arbeitest du im Team? Dann setzt du mehrere Nutzer:innen in dieselbe Rufumleitung und bestimmst selbst die Reihenfolge. Lass alle Geräte gleichzeitig klingeln, oder erst deins und dann das einer Kollegin. Wer frei ist, geht ran. So verpasst du kein Gespräch mehr, nur weil eine Person gerade telefoniert.

Alle anderen Funktionen hier unten bauen darauf auf.

2. Anrufmenü

„Drücken Sie die 1 für Vertrieb, die 2 für Support." Anrufende landen direkt bei der richtigen Person, und du musst nicht mehr weiterverbinden.

3. Geschäftszeiten

Du stellst ein, was außerhalb deiner Arbeitszeiten passiert. Dein Telefon klingelt nicht mehr um halb zehn abends, und deine Anrufer:innen hören freundlich, wann du wieder da bist.

Arbeitest du mit Kolleg:innen, die andere Zeiten haben? Mit einem Arbeitsplan stellt jede:r die eigenen Arbeitszeiten ein, und Rinkel leitet die Gespräche automatisch an die Person, die gerade arbeitet.

4. Geschäftliche Voicemail

Niemand rangegangen? Dann hinterlässt deine Anruferin eine Nachricht. Du weißt, wen du zurückrufen musst und worum es geht. Eine gut eingesprochene Voicemail macht übrigens mehr für deinen Auftritt, als du denkst.

5. Weiterverbinden

Du gibst ein laufendes Gespräch an eine Kollegin weiter. Die Kundin muss nicht noch mal anrufen und ihre Geschichte nicht zweimal erzählen.

6. Begrüßung

Die aufgenommene Ansage, die Anrufende als Erstes hören. Das ist der günstigste Weg, größer zu klingen, als du bist, und du richtest sie in wenigen Minuten ein.

Extra: WhatsApp Business. Du kannst deine Geschäftsnummer mit WhatsApp Business verknüpfen, sodass Kund:innen dir auch auf derselben Nummer schreiben können, auf der sie anrufen. Bei Rinkel ist das in jedem Tarif dabei, du zahlst also nichts extra.

In Angeboten stehen oft Dinge, die Eindruck machen, die ein kleines Unternehmen aber selten braucht. Sie sind für Callcenter mit Hunderten Mitarbeitenden gebaut, nicht für ein Team von fünf.

• Mithören und in Gespräche eingreifen. Gedacht für Supervisor:innen, die ein Team coachen. Bei drei Kolleg:innen gehst du einfach kurz rüber.
• Echtzeit-Dashboards und Wallboards. Sinnvoll bei Hunderten Gesprächen am Tag. Bei fünf schaut niemand drauf.
• Ein Anrufmenü mit mehreren Ebenen. Kund:innen springen nach der zweiten Auswahl ab. Eine Ebene mit drei Optionen funktioniert fast immer besser.

Eine Ausnahme, die auch bei einem kleinen Team sofort Zeit spart: eine Anbindung an deinen Kalender oder dein CRM. Schau also, ob der Anbieter Integrationen mit den Tools hat, die du schon nutzt.

Meistens schon, aber nicht so, wie du denkst. Du zahlst pro Nutzer:in und Monat, und die Funktionen sind auf Tarife verteilt. Ein Anrufmenü steckt oft in einem höheren Tarif als die Rufumleitung.

Deshalb lohnt es sich, zuerst festzulegen, welche Funktionen du wirklich brauchst. Dann wählst du einen Tarif nach dem, was du nutzt. Was es bei Rinkel kostet, siehst du auf der Tarifseite.

Schreib zuerst auf, welche drei Funktionen du wirklich brauchst. Danach gehst du diese Punkte durch:

• Kannst du alles selbst anpassen? Ein Anrufmenü oder deine Geschäftszeiten zu ändern, solltest du selbst erledigen können, ohne anzurufen oder ein Ticket zu erstellen.
• Wie schnell bist du live? Tage oder Minuten? Und brauchst du eine:n Techniker:in dafür?
• Funktioniert es auf den Geräten, die du nutzt? Dein Handy und dein Browser, am liebsten durcheinander auf derselben Nummer.

Außerdem: Prüf, ob du deine aktuelle Nummer mitnehmen kannst und was das kostet, wie lange du an den Vertrag gebunden bist und was passiert, wenn du von zwei auf sechs Nutzer:innen gehst. Und ruf den Kundenservice einmal an, bevor du Kund:in bist. Dann weißt du direkt, wie das läuft, wenn du später mal etwas brauchst.

Alle sechs Funktionen von oben stecken in Rinkel, und du stellst sie selbst über die App oder die Webphone im Browser ein. Kein:e IT-Expert:in nötig, kein:e Techniker:in im Haus.

Was in welchem Tarif steckt und was es kostet, liest du auf der Seite über die virtuelle Telefonanlage.

Wähl deine Geschäftsnummer, und du bist in wenigen Minuten erreichbar.