Professionelle Mailbox-Ansage einrichten: Tipps und Vorlagen

Deine Mailbox-Ansage ist oft das Erste, was Kund:innen hören, wenn du gerade nicht rangehen kannst. Mit einer klaren, professionellen Ansage sorgst du dafür, dass dir keine wichtigen Chancen entgehen und du trotzdem einen guten Eindruck machst.

Bei Rinkel stellst du alles einfach selbst ein, ganz so, wie du es möchtest. Egal ob du dein Mailbox-Ansage selbst aufnimmst oder eine professionelle Stimme dafür buchst: Eine gute Ansage kann den Unterschied machen.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Voicemail bei Rinkel einrichtest, geben dir Tipps für eine professionelle Ansage und teilen fertige Mailbox-Texte, die du direkt übernehmen kannst. So bleibst du immer professionell erreichbar, auch wenn du gerade mal nicht rangehen kannst.

Eine professionelle Voicemail sorgt dafür, dass deine Kund:innen trotzdem gut aufgehoben sind, auch wenn du gerade nicht verfügbar bist. Zum Glück richtest du deine Mailbox bei Rinkel ganz einfach ein, über die Rinkel App oder über das Rinkel Portal am Computer.

Mailbox einrichten über die Rinkel App:

1. Öffne die Rinkel App und tippe oben rechts auf dein Profil.
2. Geh unter „Verwaltung" zu „Nummer-Einstellungen" und wähl die Nummer, für die du die Voicemail einrichten willst.
3. Wähl „Rufumleitung".
4. Ganz unten findest du die Option für die Voicemail unter „Unbeantwortet".
5. Wähl hier eine Ansage, die deine Kund:innen hören, bevor sie zur Mailbox gelangen. Du kannst hier auch eine neue Ansage aufnehmen.
6. Speichere deine Änderungen.

Mailbox einrichten über My Rinkel am Computer:

Um deine Voicemail über das My Rinkel Portal einzurichten, gehst du auf My.rinkel.com und durchläufst dort dieselben Schritte wie in der Rinkel App.

Im Portal kannst du nicht nur Ansagen aufnehmen, sondern auch hochladen oder bestellen. Das geht direkt in deinen Nummer-Einstellungen wie oben beschrieben. Über das Menü kommst du außerdem zu den Audiodateien unter den allgemeinen Einstellungen. Wähl oben rechts „Professionelle Audio" oder „Neue Ansage". Möchtest du eine professionelle Aufnahme, kannst du im Portal die verfügbaren Stimmen anhören und direkt eine Ansage buchen.

Eine gut eingesprochene Mailbox-Ansage klingt professionell und klar. Hier ein paar Tipps, damit deine Voicemail einen guten Eindruck hinterlässt, wenn du mal nicht rangehen kannst:

• Nutze eine professionelle Stimme: Du willst einen richtig professionellen Auftritt? Lass deine Ansage von einer professionellen Sprecherin oder einem Sprecher aufnehmen. Das sorgt für eine klare, professionelle Mailbox.
• Sprich ruhig und deutlich – Wenn du deine Ansage selbst aufnimmst, vermeide Hintergrundgeräusche und achte darauf, dass alles gut verständlich ist.
• Halt es kurz und knackig – Kund:innen wollen schnell wissen, warum du nicht erreichbar bist und was sie jetzt tun können.
• Gib klare Hinweise – Sag, ob sie eine Nachricht hinterlassen oder dich später erreichen können.

• Bleib freundlich und professionell im Ton – Das sorgt für ein gutes Gefühl bei der anrufenden Person.

   

Du willst eine fertige Vorlage für deine Mailbox-Ansage? Sieh dir unten ein Beispiel an!

Eine gute Ansage ist kurz, klar und professionell. Hier ein Beispiel, das du direkt übernehmen kannst:

„Hallo, hier ist [dein Name] von [Firmenname]. Ich bin gerade nicht erreichbar. Versuch es später noch einmal, wir sind werktags zwischen 9:00 und 17:00 Uhr für dich da. Oder hinterlass nach dem Signalton eine Nachricht, dann rufe ich dich so schnell wie möglich zurück."

Du willst deine Mailbox persönlicher machen oder an deine Geschäftszeiten anpassen? Pass den Text einfach an, damit deine Kund:innen immer wissen, woran sie sind. Wie du Geschäftszeiten und Rufumleitung einrichtest, liest du in unserer Funktionsübersicht.

Mit einer gut eingerichteten Mailbox bist du immer professionell erreichbar, auch wenn du mal nicht rangehen kannst. Egal ob persönliche Ansage oder professionell eingesprochene Stimme: Eine klare Mailbox-Ansage hinterlässt einen guten Eindruck bei deinen Kund:innen. Richte deine Voicemail noch heute über die Rinkel App auf dem Handy oder das My Rinkel Portal ein, und sorg dafür, dass dir nie wieder eine wichtige Chance entgeht!